Il problema: l’offerta dipende da una persona sola

Nelle aziende che producono su commessa o vendono impianti e componenti configurabili, il preventivo tecnico è spesso il vero collo di bottiglia. Richiede di leggere una richiesta a volte incompleta, incrociare listini e distinte base, applicare regole di margine e sconto, ricordare cosa si è quotato in passato a quel cliente. Tutto questo è concentrato su una o due persone: se sono occupate o assenti, le offerte rallentano e alcune si perdono non per il prezzo, ma per il tempo di risposta.

La soluzione: un agente che prepara la bozza, non che firma

Si può affiancare all’ufficio tecnico-commerciale un agente AI collegato a listini, distinte base e storico offerte, che:

  • legge la richiesta del cliente (email, allegati, capitolato) ed estrae i requisiti;
  • individua gli articoli o le lavorazioni corrispondenti a catalogo;
  • calcola quantità e prezzi sulla base dei listini correnti e delle regole aziendali di margine;
  • recupera preventivi simili già fatti, come riferimento;
  • compila una bozza di offerta strutturata, evidenziando i punti incerti.

La bozza arriva a una persona, che la verifica, la corregge dove serve e la invia. L’agente accelera la parte meccanica; la responsabilità commerciale resta dell’azienda.

Il risultato

Nei progetti in cui abbiamo implementato questo tipo di agente, il tempo per produrre un preventivo standard è passato da giorni a poche ore, con offerte più coerenti tra loro e meno opportunità perse per lentezza di risposta. L’effetto secondario, spesso il più apprezzato, è che il processo smette di dipendere dalla disponibilità di una sola persona.

Il controllo resta all’ufficio tecnico

Un preventivo è una decisione con impatto economico: va gestito con sorveglianza umana reale. Nei progetti impostiamo soglie chiare — per valore dell’offerta, per scostamento dai margini obiettivo, per articoli fuori catalogo — oltre le quali l’approvazione di una persona è obbligatoria. Ogni passaggio dell’agente è registrato, così è sempre possibile ricostruire come è stata costruita una cifra. È anche l’approccio coerente con gli obblighi di trasparenza e sorveglianza umana dell’ AI Act.

Da dove si parte

Il punto di partenza non è lo strumento, ma i dati: quanto sono aggiornati e strutturati i listini, le distinte base, lo storico offerte. Da lì si costruisce un prototipo su una famiglia di prodotti o un tipo di commessa, si misura tempo e qualità rispetto al processo attuale, e solo dopo si estende. È il metodo dell’ assessment che precede lo sviluppo.

Domande frequenti

L’agente AI invia i preventivi ai clienti da solo?

No. Nei progetti che realizziamo l’agente prepara la bozza — righe, quantità, prezzi da listino, condizioni — ma la revisione e l’invio restano all’ufficio tecnico o commerciale. Sopra una certa soglia di valore o di scostamento dai margini, l’approvazione umana è obbligatoria.

Serve un gestionale particolare?

No. L’agente si collega ai listini, alle distinte base e allo storico offerte dove risiedono già: file, ERP, CRM. Se non ci sono API si lavora su esportazioni o sull’interfaccia esistente.

Cosa succede se i listini cambiano spesso?

L’agente legge sempre la versione corrente della fonte dati: se il listino è aggiornato nel gestionale, lo è anche il preventivo. Il rischio semmai è a monte, sulla qualità e l’aggiornamento dei dati di partenza.

Fonti e approfondimenti

I risultati indicati derivano da progetti reali e variano in base a qualità dei dati, complessità dei prodotti e processi dell’azienda.