Assistente Interno AI · RAG Agent
Servizi Professionali: Studio professionale
Un’azienda di servizi professionali con un archivio cresciuto per stratificazione negli anni - contratti, capitolati, procedure interne, listini, offerte già chiuse - distribuito tra cartelle condivise, caselle email e la memoria delle persone più esperte. Le informazioni c’erano tutte: quello che mancava era un modo rapido e affidabile per rimetterci le mani.
Il problema
Da dove siamo partiti
Ogni richiesta commerciale o operativa faceva ripartire la stessa trafila: aprire tre o quattro cartelle diverse, cercare l’offerta simile fatta due anni prima, chiedere al collega che "se lo ricordava". Il know-how critico era concentrato in poche persone e diventava un collo di bottiglia ogni volta che erano occupate, in ferie o fuori sede.
La soluzione
Cosa abbiamo costruito
Un assistente interno attivo 24/7, addestrato sui documenti, sui processi e sul linguaggio dell’azienda. Recupera qualsiasi informazione in pochi secondi citando il documento di origine, ricostruisce il contesto di trattative passate e prepara bozze di risposta a colleghi e clienti già contestualizzate.
Come abbiamo lavorato
L’approccio
01
Mappatura dell’archivio
Censimento delle fonti - cartelle condivise, email, gestionale, PDF - e definizione di cosa è affidabile, aggiornato e utilizzabile.
02
Indicizzazione RAG con citazioni
Costruzione di una base di conoscenza interrogabile in linguaggio naturale: ogni risposta riporta il documento e il paragrafo da cui è tratta, così il team può verificare.
03
Integrazione nel flusso di lavoro
Accesso all’assistente dagli strumenti già in uso dal team, senza nuove interfacce da imparare né abitudini da cambiare.
Il risultato
Cosa è cambiato
Il tempo medio per recuperare un’informazione o ricostruire il contesto di una trattativa è sceso di circa il 70%. L’operatività non dipende più dalla presenza fisica delle persone che "sanno dove sono le cose", e l’inserimento di una nuova risorsa richiede meno affiancamento.
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