Integration Agent · ERP
Manifatturiero & Industria: Azienda di produzione
Un’azienda di produzione gestiva ordini clienti e conferme fornitori che arrivavano via email e PEC in formati sempre diversi. Un operatore li leggeva e li riportava a mano nel gestionale, riga per riga.
Il problema
Da dove siamo partiti
Il data entry manuale era lento e soggetto a errori di trascrizione che emergevano più a valle, in produzione o in fatturazione. Nei picchi di lavoro gli inserimenti si accumulavano e rallentavano tutto il ciclo dell’ordine.
La soluzione
Cosa abbiamo costruito
Un agente collegato alla casella di posta e all’ERP: legge l’ordine o la conferma, riconosce cliente, articoli, quantità e date, prepara la registrazione nel gestionale e la mette in coda di approvazione. L’operatore controlla e conferma con un clic, invece di digitare.
Come abbiamo lavorato
L’approccio
01
Analisi del ciclo dell’ordine
Ricostruzione del percorso di ordini e conferme, dei formati ricorrenti e dei controlli che un operatore fa oggi a mano.
02
Estrazione e normalizzazione
Lettura dei documenti in ingresso e mappatura dei dati sui campi dell’ERP, con gestione delle eccezioni e dei casi ambigui.
03
Registrazione con conferma umana
Scrittura a gestionale solo dopo l’approvazione dell’operatore, con log completo di cosa è stato letto e da quale documento.
Il risultato
Cosa è cambiato
L’inserimento manuale di ordini e conferme si è ridotto di circa l’80%. Gli errori di trascrizione che arrivavano in produzione sono quasi spariti e i picchi di lavoro non generano più code di data entry.
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