info@ e commerciale@
Richieste di offerta, domande su prodotti e disponibilità, nuovi contatti: riconosciuti, arricchiti con i dati del cliente e assegnati al commerciale giusto, con la bozza di risposta pronta.
Soluzioni · Email aziendali
Agente AI per le email aziendali: ogni messaggio alla persona giusta, con la risposta già pronta
Le caselle condivise si riempiono di richieste diverse e qualcuno passa ore a leggerle, smistarle e cercare le informazioni per rispondere. L’agente lo fa per primo: classifica, recupera i dati, prepara la bozza e assegna. Le persone confermano.
Dove lavora
Le caselle che nessuno riesce a tenere in ordine
ordini@
Ordini e conferme passano all’automazione documentale, che li legge e prepara la registrazione nel gestionale.
assistenza@
Richieste tecniche e post-vendita classificate per urgenza e macchina o prodotto, con le informazioni dal manuale o dalle pratiche precedenti già allegate.
amministrazione@
Fatture, solleciti, richieste di estratto conto e coordinate bancarie smistati all’ufficio, con le risposte ricorrenti pronte da confermare.
Come funziona
Dalla casella condivisa alla persona giusta
01
Classifica
Ogni email in arrivo viene riconosciuta per tipo, urgenza, cliente e reparto, anche quando l’oggetto non dice nulla.
02
Prepara
L’agente estrae i dati utili, recupera storico e documenti dal CRM o dal gestionale e scrive la bozza di risposta citando le fonti.
03
Assegna
L’email arriva alla persona o alla coda giusta, con la bozza pronta. Chi risponde conferma, modifica o scrive da zero.
Controlli
L’agente prepara, le persone decidono
Nessuna risposta automatica non prevista
All’inizio ogni bozza passa da una persona. Solo le risposte semplici e verificate, come una conferma di ricezione, possono partire in automatico, se l’azienda lo decide.
Soglie di confidenza
Quando l’agente non è sicuro della classificazione, l’email resta nella coda generale invece di finire nel reparto sbagliato.
Fonti citate
Le bozze indicano da quale documento, ordine o pratica arriva ogni informazione, così il controllo richiede secondi.
Registro e permessi
Ogni passaggio è registrato; l’agente vede solo le caselle e i dati autorizzati, con modelli scelti in base a dove possono essere trattati i dati.
Nello stesso flusso
Un agente, più processi
La classificazione delle email è il punto di ingresso: da lì gli ordini passano all’automazione documentale, le richieste d’offerta al preventivatore e i solleciti all’amministrazione. Per le decisioni di instradamento si possono usare anche modelli decisionali specializzati, più rapidi ed economici di un modello generativo.
Domande frequenti
Domande sull’agente AI per le email
Funziona con Microsoft 365 o Gmail?
Sì. L’agente si collega alle caselle condivise di Microsoft 365, Google Workspace o ai server di posta via protocolli standard, e al CRM o gestionale in uso tramite API o database.
Che differenza c’è con le regole di Outlook?
Le regole di Outlook smistano per mittente o parole nell’oggetto. L’agente legge il contenuto e gli allegati, riconosce cosa chiede il cliente anche quando lo scrive in modo diverso, recupera i dati collegati e prepara la risposta.
L’agente risponde da solo ai clienti?
Non se non lo decidete voi. La configurazione di partenza prepara bozze e assegna le email; l’invio resta alle persone. Le risposte automatiche si abilitano solo per i casi semplici e dopo aver verificato la qualità.
E le email in inglese o in altre lingue?
L’agente le classifica e prepara la bozza nella lingua del cliente, con una traduzione per chi deve controllarla.
Si può partire da una sola casella?
È il modo consigliato. Si sceglie la casella con più volume o più ritardi, si misura per qualche settimana e poi si estende alle altre.
Partiamo da una casella
Diteci quale casella condivisa vi fa perdere più tempo e quanti messaggi riceve. Verifichiamo su un campione di email reali cosa l’agente riconosce e cosa resterebbe alle persone.