Scadenziario sempre aggiornato
L’agente legge ogni giorno lo scadenziario dal gestionale e incrocia gli incassi registrati, così nessuna fattura scaduta resta senza seguito.
Soluzioni · Amministrazione
Solleciti di pagamento con AI, partendo dallo scadenziario del gestionale
Il sollecito non parte perché nessuno ha tempo di controllare lo scadenziario, o parte uguale per tutti. L’agente prepara ogni giorno i solleciti giusti per ciascun cliente, legge le risposte e le passa a chi deve decidere: l’amministrazione conferma invece di scrivere.
Cosa fa l’agente
Il lavoro che oggi si rimanda a fine mese
Solleciti graduati per cliente
Promemoria cortese prima della scadenza, primo sollecito, secondo sollecito con estratto conto: tono e tempi seguono le regole che decide l’amministrazione, anche diverse per cliente.
Risposte dei clienti lette e smistate
“Ho già pagato”, “la fattura ha un errore”, “posso pagare a fine mese?”: l’agente riconosce la risposta, allega i documenti utili e la passa alla persona giusta.
Promesse di pagamento tracciate
Date promesse e accordi di rateizzazione restano annotati sul cliente; se la data passa, il sollecito successivo parte in bozza.
Come funziona
Dallo scadenziario al sollecito confermato
01
Lettura
Scadenziario, incassi ed estratti conto dal gestionale; storico dei solleciti e delle risposte dalla posta.
02
Proposta
Per ogni cliente l’agente prepara il sollecito adatto, con importi, numeri di fattura ed estratto conto allegato.
03
Conferma
L’amministrazione rivede la lista del giorno e conferma l’invio, anche in blocco; i casi delicati restano manuali.
Controlli
Un sollecito sbagliato costa più di un ritardo
Per questo le regole le decide l’azienda e ogni passaggio resta tracciato.
Nessun invio senza regole
Clienti esclusi, soglie di importo e toni sono decisi dall’azienda. All’inizio ogni invio passa dalla conferma di una persona.
Contestazioni fuori dall’automatismo
Se il cliente segnala un errore o una contestazione, i solleciti successivi si fermano finché qualcuno non la chiude.
Dati coerenti con il gestionale
Importi e scadenze arrivano dal gestionale, non da fogli copiati. Lo storico di ogni sollecito resta consultabile.
Protezione dei dati
Si trattano solo i dati necessari al recupero del credito, con registro delle operazioni e modelli scelti in base a dove possono essere trattati i dati.
Nello stesso flusso
Dalla fattura all’incasso
I solleciti funzionano meglio quando anche ordini, DDT e fatture passive arrivano nel gestionale senza ricopiature, e quando le email dei clienti vengono smistate alla persona giusta.
Domande frequenti
Domande sui solleciti di pagamento con AI
Funziona con il nostro gestionale?
Lavoriamo con il gestionale già in uso, via API, database o esportazioni pianificate dello scadenziario. Prima del progetto verifichiamo cosa il sistema permette di leggere.
I clienti ricevono email automatiche senza controllo?
No, non all’inizio. L’amministrazione vede la lista dei solleciti proposti e conferma l’invio. Solo dopo aver verificato la qualità si può decidere di automatizzare i promemoria più semplici, per esempio quelli prima della scadenza.
Cosa succede se un cliente risponde che ha già pagato?
L’agente riconosce la risposta, cerca l’incasso tra i movimenti registrati e passa il caso all’amministrazione con la fattura e il dettaglio trovato. Il sollecito successivo per quel cliente si ferma finché il caso non viene chiuso.
Si possono usare toni diversi per clienti diversi?
Sì. Le regole possono distinguere clienti storici, nuovi clienti, importi e ritardi. Per alcuni clienti si può scegliere di non sollecitare mai in automatico e lasciare tutto al commerciale.
Quanto tempo serve per partire?
Dipende soprattutto da come il gestionale espone scadenziario e incassi. Si parte da un perimetro piccolo, per esempio i promemoria prima della scadenza, e si estende dopo averne verificato i risultati.
Partiamo dal vostro scadenziario
Raccontateci quale gestionale usate, quanti clienti sollecitate ogni mese e come lo fate oggi. Verifichiamo cosa si può leggere dal sistema e da quale perimetro partire.