In sintesi
- Copilot Chat è incluso nelle licenze Microsoft 365 aziendali. Risponde usando il web e i contenuti che l’utente gli passa: un testo incollato, un file caricato, il documento aperto.
- Microsoft 365 Copilot è una licenza aggiuntiva per utente. Lavora anche sui dati di lavoro della persona, cioè email, file, chat di Teams, riunioni e calendario, e compare dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams.
- In entrambi i casi Copilot rispetta i permessi esistenti: vede solo ciò che l’utente può già aprire. È proprio per questo che i permessi vanno controllati prima di estendere le licenze.
- Per la maggior parte delle PMI conviene una via di mezzo: Copilot Chat per tutti, la licenza completa per un gruppo pilota di chi lavora molte ore su email, riunioni ed Excel.
Le differenze che contano nel lavoro di tutti i giorni
| Aspetto | Copilot Chat | Microsoft 365 Copilot |
|---|---|---|
| Costo | Incluso nella licenza Microsoft 365 | Licenza per utente in aggiunta a Microsoft 365 |
| Su cosa risponde | Web e contenuti forniti dall’utente | Anche email, file, chat, riunioni e calendario dell’utente |
| Dentro le app Office | Limitato, e per le organizzazioni da 2.000 postazioni in su non più in Word, Excel, PowerPoint e OneNote senza licenza | Integrato in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams |
| Esempio di domanda | “Riscrivi questa email in tono più formale” | “Cosa ci siamo detti con il cliente Rossi nelle ultime tre settimane?” |
| Rischio principale | Dati sensibili incollati senza regole | Cartelle condivise troppo largamente che diventano interrogabili |
La differenza vera non è “più intelligente” contro “meno intelligente”: il modello alla base è simile. Cambia quanto contesto aziendale Copilot riesce a recuperare da solo. Con Copilot Chat il contesto lo porta l’utente; con la licenza completa Copilot lo cerca nei dati della persona.
Chi ha davvero bisogno della licenza completa
La licenza rende di più per chi passa la giornata tra email, riunioni e file condivisi, e perde tempo a ricostruire informazioni sparse. I profili tipici sono:
- Responsabili e coordinatori con molte riunioni su Teams: sintesi, decisioni prese, attività assegnate.
- Commerciali e back office che devono ricostruire la storia di un cliente tra thread, offerte e allegati.
- Amministrazione e controllo che uniscono ogni mese estrazioni dai gestionali in Excel per report e KPI.
- Chi prepara documenti ricorrenti: verbali, relazioni, presentazioni per la direzione o per la casa madre.
Per chi scrive qualche email e cerca informazioni sul web, Copilot Chat è spesso sufficiente. In mezzo c’è una regola pratica: se la domanda tipica comincia con “cosa abbiamo” o “dove abbiamo”, serve la licenza; se comincia con “scrivimi” o “spiegami”, quasi sempre no.
Quanto costa
Copilot Chat non ha costi aggiuntivi. Microsoft 365 Copilot si paga per utente, in aggiunta alla licenza Microsoft 365, con prezzi diversi per piani Business ed Enterprise e promozioni periodiche. Il confronto aggiornato con ChatGPT Business e Claude Team è nella guida quanto costa ChatGPT aziendale.
Alla licenza va aggiunto il lavoro che la fa rendere: verifica dei permessi, regole d’uso e formazione. Senza questi tre passaggi molte aziende pagano licenze che dopo qualche mese vengono usate solo per riscrivere email.
Come decidere in quattro passi
- Mappate le attività ricorrenti di ogni reparto: estrazioni, report, sintesi di riunioni, offerte.
- Controllate i permessi su SharePoint, OneDrive e Teams prima di assegnare licenze. Le verifiche principali sono descritte in Copilot e SharePoint: permessi da sistemare.
- Avviate un pilota con un gruppo piccolo e un referente per reparto, l’AI champion, misurando il tempo su due o tre attività prima e dopo.
- Formate le persone sui loro compiti, non sullo strumento in generale. Gli esempi di richiesta per reparto sono in prompt Copilot per l’ufficio.
Quando né l’uno né l’altro bastano
Copilot lavora bene su Office e Teams. Fa più fatica quando deve leggere direttamente il gestionale, il MES o un archivio tecnico con regole proprie, o quando deve completare passaggi tra sistemi diversi. In questi casi si valuta un GPT aziendale collegato alle fonti interne o un agente AI con conferma umana sulle azioni.
Fonti
- Microsoft Support, le diverse esperienze Microsoft Copilot
- Microsoft Learn, protezione dei dati e architettura di Microsoft 365 Copilot
- Microsoft, piani e prezzi di Microsoft 365 Copilot
Domande frequenti
Copilot Chat è gratuito per le aziende?
Copilot Chat è incluso, senza costi aggiuntivi, nelle licenze Microsoft 365 aziendali idonee. Si paga invece la licenza Microsoft 365 Copilot, che si aggiunge a quella Microsoft 365 di ogni utente.
Copilot Chat legge le mie email e i miei file?
Non da solo. Copilot Chat lavora sui contenuti web e su ciò che l’utente incolla, carica o ha aperto in quel momento. Microsoft 365 Copilot invece cerca anche in email, file, chat, riunioni e calendario dell’utente, sempre nei limiti dei permessi che quell’utente ha già.
Serve la licenza a pagamento per tutti i dipendenti?
Quasi mai. Conviene partire da un gruppo pilota di persone che passano molte ore in Outlook, Teams ed Excel, misurare il tempo risparmiato e decidere solo dopo se estendere. Gli altri possono usare Copilot Chat.
I dati inseriti in Copilot vengono usati per addestrare i modelli?
Per gli account aziendali Microsoft dichiara che prompt, risposte e dati del tenant non vengono usati per addestrare i modelli di base, e che Copilot opera dentro il perimetro di servizio di Microsoft 365 con gli stessi controlli di accesso e conformità.
Prima di attivare le licenze cosa va controllato?
Soprattutto i permessi su SharePoint, OneDrive e Teams. Microsoft 365 Copilot vede tutto ciò che l’utente può già aprire: se una cartella riservata è condivisa con tutta l’azienda, diventa raggiungibile anche dalle domande a Copilot.