In sintesi
- Un buon prompt ha quattro parti: obiettivo, contesto, fonti e aspettative sul formato. È lo schema indicato da Microsoft.
- Le richieste migliori nascono dalle attività che il reparto ripete ogni settimana, non da esempi generici.
- Qui trovi 15 prompt pronti da adattare, tre per reparto, scritti per Microsoft 365 Copilot.
- Ogni risposta va controllata prima di essere usata: numeri, nomi, date e citazioni soprattutto.
Lo schema in quattro parti
| Elemento | Domanda da porsi | Esempio |
|---|---|---|
| Obiettivo | Cosa voglio ottenere? | “Prepara una sintesi dei KPI del trimestre” |
| Contesto | Perché serve e per chi? | “per la riunione di direzione di lunedì” |
| Fonti | Su quali file, email o riunioni? | “usando il file KPI_Q3 nella cartella Controllo” |
| Aspettative | Che forma deve avere? | “tre punti positivi, tre criticità, in tabella” |
Nei nostri corsi lo traduciamo in una frase che tutti ricordano: chi sei, da quale dato parti, cosa vuoi ottenere, a chi va. Se la prima risposta non convince, non si ricomincia da capo: si chiede di correggere un punto preciso.
Prompt per l’ufficio commerciale
- Riassumi le email scambiate con [cliente] nelle ultime quattro settimane: richieste aperte, prezzi discussi, impegni presi da noi. Elenco puntato, massimo dieci righe.
- Da questa richiesta d’offerta estrai quantità, materiali, tempi di consegna e condizioni. Segnala in una lista separata le informazioni che mancano per fare il preventivo.
- Prepara una bozza di follow-up per [cliente] dopo la riunione di ieri su Teams, con i punti concordati e il prossimo passo. Tono cordiale e professionale, massimo 150 parole.
Prompt per l’amministrazione
- Nella tabella Scadenze evidenzia le fatture scadute da più di 30 giorni e calcola il totale per cliente. Ordina dal totale più alto.
- Confronta i due file di estrazione del mese scorso e di questo mese: quali clienti compaiono solo in uno dei due? Restituisci una tabella.
- Scrivi una lettera formale di sollecito per [cliente] sulle fatture [numeri], riportando importi e scadenze. Nessun tono minaccioso.
Prompt per l’ufficio tecnico
- Riassumi questa specifica tecnica in una checklist dei requisiti verificabili, con il numero di paragrafo di origine per ogni punto.
- Confronta le due revisioni del capitolato allegato ed elenca solo le modifiche che incidono su materiali, tolleranze o collaudi.
- Dal manuale aperto, trova le istruzioni per la manutenzione periodica e trasformale in una tabella con frequenza, attività e responsabile.
Prompt per produzione e operations
- Trasforma questo ordine di lavoro in una checklist per l’operatore, con i controlli da fare a inizio e fine turno. Frasi brevi.
- Dal report fermi dell’ultimo mese, raggruppa le cause per frequenza e durata totale e indica le tre su cui intervenire per prime.
- Prepara il verbale della riunione di produzione di stamattina su Teams: decisioni, responsabili e scadenze in tabella.
Prompt per HR e direzione
- Scrivi una bozza di annuncio per [ruolo] partendo dal documento di descrizione della posizione. Mantieni i requisiti, togli il gergo interno.
- Prepara una sintesi per la direzione dei KPI di reparto del trimestre presenti nel file allegato: tre risultati positivi, tre criticità, una raccomandazione.
- Dai verbali delle riunioni di direzione di settembre, elenca le decisioni prese che non risultano ancora completate.
Tre errori frequenti
- Richieste troppo vaghe: “fammi un report” produce un testo generico. Indicare fonte e formato cambia il risultato.
- Fidarsi dei numeri senza controllo: totali e percentuali vanno ricontrollati nel file, soprattutto su estrazioni da più gestionali.
- Incollare dati che non dovrebbero uscire: con Copilot Chat il contenuto incollato va trattato secondo le regole d’uso dell’azienda, come per qualsiasi strumento AI.
Dalla raccolta di prompt all’abitudine
Una lista di prompt da sola non cambia il modo di lavorare. Funziona quando ogni reparto la costruisce sulle proprie attività, la prova in aula e ha un referente che la aggiorna. È il metodo del nostro corso Copilot per aziende: base comune, prompt operativi per gli impiegati e prompt per chi presenta i dati alla direzione. Per chi usa ChatGPT o Claude lo stesso schema vale nel corso ChatGPT e Claude.
Molti di questi prompt lavorano su Excel: requisiti e limiti di Copilot sui fogli di calcolo sono in Copilot in Excel con i dati aziendali.
Fonti
Domande frequenti
Quali sono gli elementi di un buon prompt per Copilot?
Microsoft indica quattro elementi: obiettivo (cosa si vuole ottenere), contesto (perché serve e per chi), fonti (quali file, email o riunioni usare) e aspettative (formato, lunghezza, tono). L’obiettivo è indispensabile; gli altri tre migliorano la precisione della risposta.
Questi prompt funzionano anche con Copilot Chat?
Quelli che lavorano su testi o file forniti dall’utente sì. Quelli che chiedono a Copilot di cercare da solo in email, riunioni o file condivisi richiedono la licenza Microsoft 365 Copilot.
Conviene creare una raccolta di prompt aziendale?
Sì, per reparto e per livello. Una raccolta breve di prompt collaudati, con lo schema per adattarli, è uno dei materiali che lasciamo ai team dopo il corso. Va aggiornata da un referente interno quando cambiano strumenti o processi.
Le risposte di Copilot vanno sempre verificate?
Sì, soprattutto numeri, nomi, date e citazioni. Copilot può sbagliare o combinare informazioni da documenti diversi. Prima di inviare qualcosa a un cliente o di usarlo per una decisione, il controllo sul documento originale resta della persona.